Wie bekommen Sie Ihre Raten in die internationalen GDS-Systeme? Das ist gar nicht so schwer. Wir zeigen, welche Informationen Sie parat haben müssen, damit Rateloadings ohne Verzögerung funktionieren.
In vielen Ländern wird in diesen Tagen das Ende der Corona-Pandemie gefeiert. Zahlreiche Einschränkungen werden aufgehoben, weil die Mehrheit der Menschen dort geimpft ist. Und diese Leute wollen wieder reisen, auch ins Ausland – möglicherweise kommen sie sogar in Ihr Hotel. Um grenzüberschreitend – und vor allem in Übersee – viele potenzielle Gäste zu erreichen, kann es hilfreich sein, wenn Ihr Betrieb in den globalen Vertriebssystemen der Reisebüros (Global Distribution Systems, kurz GDS) gelistet ist. Denn diese Systeme gewinnen nach Abflachen der Pandemie wieder an Bedeutung auf dem Reisemarkt.
Besonders komfortabel für Sie als DIRS21-Kunde: Wenn Sie bereits einen GDS & More-Vertrag mit uns abgeschlossen haben, übernimmt unsere Kundenbetreuung das Rateloading für Sie.
„Wenn Sie neu im GDS-Vertrieb sind, werden Sie vermutlich erst einmal eine normale Tagesrate einstellen, denkbar sind aber beispielsweise auch Frühbucherraten, Messeraten und nicht-stornierbare Raten“, sagt Katja Kursatz, Account Managerin bei DIRS21. Eine große Rolle spielen bei den GDS zudem Firmenraten, die mit großen Firmenkunden vorab individuell ausgehandelt worden sind, und von den Konzernen über diese Systeme gebucht werden.
Einführende Informationen & Expertentipps rund um das Themengebiet GDS können Sie in unseren erstem Beitrag: Vertriebsweg GDS – Gehen Sie jetzt international auf Gästefang nachlesen.
Grundlegende Infos für Rateloadings
Um Ihre Rate in den GDS-Systemen buchbar zu machen, brauchen wir vorab in jedem Fall drei Informationen: Welche Raten verknüpft werden sollen, für welche Zimmer die Rate gültig sein soll und welche Stornobedingen gelten sollen.
„Zum einen müssen wir wissen, welche Rate aus Ihrem DIRS21 Account mit dem GDS verknüpft werden darf.“ Hierfür steht es Ihnen natürlich frei, auch eine komplett neue Rate anzulegen, wenn Ihre GDS-Rate anders gestaltet sein soll als die Raten für die anderen Channels. „Zum zweiten sollten Sie uns mitteilen, für welche Zimmer die Rate, die wir an die GDS senden sollen, gültig sein soll“, erklärt die DIRS21-Expertin weiter, „und zum dritten brauchen wir eine Information, ob für die neue Rate abweichende Stornobedingungen gelten sollen.“ Letzteres ist wichtig, weil die Stornierungsbedingungen aus der Rate im DIRS21 über die GDS-Schnittstelle nicht automatisch übermittelt werden. „Wir stellen aber wunschgemäß Ihre Stornobedingungen beim GDS-Partner ein und beraten Sie auch gerne, wenn Sie zudem eine Messerate mit weiteren Restriktionen aufsetzen wollen.“
Bei Firmenraten bitte „Instructions“ der Firmen mitteilen
Neben frei zugänglichen Raten können Sie zudem geschlossene Firmenraten an GDS senden, die nur von den berechtigten Konzernen und deren Reiseagenturen mithilfe eines Ratencodes gebucht werden können. „In diesem Fall benötigen wir für das Rateloading zusätzlich die Ratenladungsinformationen, die Sie für die Firmenrate vom entsprechenden Unternehmen erhalten haben“, sagt die DIRS21 Account Managerin. Voraussetzung ist auch hier, dass Sie als Hotelier die betreffende Rate bereits im DIRS21 Office bzw. DIRS21 Cockpit angelegt haben, inklusive der vereinbarten Preise und Restriktionen.
Sobald das DIRS21-Rateloading-Team von Katja Kursatz Ihre Raten bei den GDS-Systemen geladen hat, erhalten Sie per Ticket oder E-Mail eine Bestätigung, dass Sie dort nun buchbar sind. Eingehende Buchungen der globalen Systeme wie Amadeus, Sabre, Worldspan, Galileo und Pegasus laufen dann automatisch in Ihren DIRS21 Account, und, sofern Sie eine Hotelsoftware angeschlossen haben, über diese Schnittstelle auch in die Hotelsoftware (PMS). Verfügbarkeiten aktualisieren sich ebenfalls selbstständig, so wie Sie es von anderen Channels kennen. Der GDS-Bucher erhält vom Hotel eine automatische Buchungsbestätigung per E-Mail, sofern Sie diesen Service in Ihrem Account aktiviert haben.
Checkliste für Rateloadings
Welche Rate oder Raten sollen an die GDS gesendet werden?
Welche Zimmer sollen mit den Raten in den GDS verknüpft werden?
Wie sollen die Storno-Bedingungen in den GDS lauten?
Zusätzlich bei Firmenraten: Wie lauten die die Ratenladungsinformationen/ Rate Loading Instructions?
Haben Sie die stornierten Buchungen pünktlich zur Rechnungsstellung als No-Show gekennzeichnet?
Vorteil in unsicheren Zeiten: GDS-Buchungen werden immer mit Kreditkarte garantiert
Besonders attraktiv bei all diesen Systemen, auch in unsicheren Zeiten: Die Bezahlung der GDS-Buchungen ist in der Regel immer mit einer Kreditkarte garantiert. Das heißt: Wird eine Buchung einer nicht kostenfrei stornierbaren Rate abgesagt, kommen Sie trotzdem an Ihren Umsatz und bleiben nicht auf den Kosten eines leeren Zimmers sitzen. „Wir empfehlen jedoch, die Kreditkartendaten schon bei Buchungseingang zu prüfen“, so Katja Kursatz. Denn: „Im Nachhinein kann es schwierig werden, an sein Geld zu kommen, wenn beispielsweise die Gültigkeit einer Kreditkarte angelaufen ist.“
No-Shows rechtzeitig kennzeichnen im DIRS21 Office
Und was ist mit stornierbaren GDS-Raten? „Für stornierte Buchungen ohne Umsatz müssen Sie natürlich keine Provisionen zahlen“, stellt die Kundenbetreuerin klar. Jedoch sind die DIRS21-Hotelpartner verpflichtet, ihre No-Shows im DIRS21 Office einzupflegen und mit dem entsprechenden Icon zu kennzeichnen. Denn nur dann kann unsere Buchhaltung Ihnen etwaige Systemgebühren und GDS-Provisionen für tatsächlich nicht stattgefundene Aufenthalte von der nächsten Rechnung streichen. „Prüfen Sie daher Ihre Buchungslisten regelmäßig vor der Rechnungserstellung“, rät Katja Kursatz und gibt außerdem zu bedenken: „Stornierbare GDS-Raten können immer nur von demjenigen Reisebüro gecancelt werden, das auch die Buchung vorgenommen hat.“
Sie haben noch keine GDS-Schnittstelle, wollen aber auch in den internationalen Systemen der Reisebüros gelistet sein? Wenden Se sich dazu an unser Sales-Team, das Ihnen gerne ein Angebot für einen GDS & More-Vertrag macht.
Besonders praktisch für Sie: Der Vertrag umfasst nicht nur die Schnittstelle, sondern auch den Service, dass das Kundenbetreuer-Team von Katja Kursatz für Sie die Rateloadings übernimmt.
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